Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Responsable del tratamiento

Alitas con Amor S.A.S., sociedad domiciliada en Bogotá D.C., Colombia. NIT: en trámite ante la Cámara de Comercio de Bogotá.

Canal de contacto: WhatsApp +57 311 599 6572 y correo electrónico contacto@alitasconamor.com. Redes sociales: @alitas.con.amor (Instagram), @alitas_con_amor (TikTok) y la página Alitas con Amor en Facebook.

Persona responsable de la atención de consultas y reclamos sobre datos personales: el CEO de Alitas con Amor S.A.S.

2. Marco normativo

Esta política se expide de conformidad con la Constitución Política de Colombia, en especial los artículos 15 y 20; la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto 1074 de 2015, la Circular Externa 002 de 2015 y 006 de 2022 de la Superintendencia de Industria y Comercio, y las demás normas que los adicionen, modifiquen o reglamenten.

2.1. Principios aplicables al tratamiento

Alitas con Amor S.A.S. desarrollará el tratamiento de datos personales observando, entre otros, los siguientes principios consagrados en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:

• Legalidad: el tratamiento se realiza dentro de los límites establecidos por la Constitución, la Ley 1581 de 2012 y las demás normas aplicables.
• Finalidad: los datos se tratan para finalidades legítimas, específicas, explícitas e informadas al titular.
• Libertad: el tratamiento solo se ejerce con el consentimiento previo, expreso e informado del titular, salvo las excepciones legales.
• Veracidad o calidad: la información es veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Transparencia: se garantiza al titular el derecho a obtener información sobre la existencia de datos que le conciernan.
• Acceso y circulación restringida: el tratamiento está sujeto a los límites derivados de la naturaleza de los datos y de las disposiciones legales aplicables.
• Seguridad: se adoptan medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para evitar adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
• Confidencialidad: quienes intervengan en el tratamiento están obligados a garantizar la reserva de la información personal.

3. Datos personales que se recolectan y cómo

Alitas con Amor S.A.S. recolecta datos personales a través del formulario de pedido de su sitio web y de los canales de WhatsApp y redes sociales, al momento en que una persona hace un pedido o consulta:

• Nombre completo.
• Número de teléfono / WhatsApp.
• Dirección o zona de entrega.
• Opcionalmente, correo electrónico (si el titular lo suministra, por ejemplo para facturación electrónica).
• La información de cada pedido y de sus pagos: productos, cantidades, valores, medio de pago y, cuando el titular lo suministra, el número del comprobante de su transferencia o de su recibo.

3.1. Formulario del sitio web

El sitio web incluye un formulario para hacer un pedido. Al enviarlo, los datos que el titular diligencia —nombre, número de teléfono, correo electrónico si decide suministrarlo, y los productos y cantidades solicitados— se transmiten al sistema interno de gestión de Alitas con Amor S.A.S., donde quedan registrados como una cotización. El pedido no queda confirmado con ese envío: una persona del equipo comercial se comunica después con el titular para confirmarlo. Los datos quedan además guardados en el navegador del dispositivo del titular, para no tener que escribirlos de nuevo; el titular puede borrarlos desde el mismo formulario en cualquier momento. El formulario no solicita ni almacena la dirección de entrega, que se acuerda por el canal de atención.

El formulario incluye una casilla de autorización expresa e informada, que remite a esta política y que el titular debe marcar —no viene marcada de antemano— antes de poder enviar el pedido. Al enviarlo se registra la fecha y la versión de esta política que el titular aceptó, como prueba de la autorización otorgada (artículo 9 de la Ley 1581 de 2012). El tratamiento de datos por parte de Alitas con Amor S.A.S. comienza en ese momento, o cuando el titular escribe por el canal de WhatsApp si prefiere ese camino.

3.2. Medición de visitas al sitio web

El sitio web usa Vercel Web Analytics para contar las visitas de forma agregada (por ejemplo, cuántas personas visitaron una página y desde qué país o tipo de dispositivo). Esta medición no usa cookies, no identifica a las personas y no recoge nombre, teléfono, correo ni ningún otro dato del formulario.

4. Finalidad del tratamiento

Los datos personales recolectados se usan para:

• Procesar, confirmar y coordinar la entrega de los pedidos.
• Brindar atención y servicio al cliente, incluida la gestión de reclamos, reposiciones o reembolsos.
• Gestionar relaciones comerciales con clientes, revendedores y freelance vinculados al programa de reventa.
• Enviar información sobre productos, novedades, promociones, descuentos y comunicaciones de mercadeo únicamente cuando el titular lo haya otorgado la autorización correspondiente.
• Cumplir obligaciones legales, contractuales, contables y tributarias, incluida la facturación electrónica ante la DIAN y requerimientos de autoridades competentes.
• Adelantar las demás actividades necesarias para el desarrollo de las finalidades legítimas previamente informadas al titular.

5. Derechos del titular de los datos

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, todo titular de datos personales tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo que la ley exceptúe ese requisito.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se le ha dado a sus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la Ley 1581 de 2012.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, cuando no exista un deber legal o contractual que impida su eliminación.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

6. Canal para ejercer estos derechos

El titular puede ejercer los derechos anteriores escribiendo por WhatsApp al +57 311 599 6572, indicando claramente su solicitud. También puede escribir al correo electrónico contacto@alitasconamor.com.

7. Procedimiento de consultas y reclamos

Los términos de respuesta serán los establecidos en la ley 1581 de 2012 y las normas que la reglamentan o modifiquen. No se incorporarán en esta política términos distintos que puedan quedar desactualizados frente a una modificación normativa.

Conforme a los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, las solicitudes de los titulares se atenderán así:

Si el reclamo está incompleto (falta identificación del titular, descripción de los hechos, o dirección de contacto), Alitas con Amor S.A.S. lo informará al solicitante dentro de los 5 días hábiles siguientes para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde ese requerimiento sin respuesta, se entenderá que el titular desistió del reclamo. Mientras el reclamo esté en trámite, el dato quedará marcado internamente como “reclamo en trámite”.

• Consulta (conocer sus datos): 10 días hábiles desde el recibo. Hasta 5 días hábiles adicionales, informando el motivo antes de vencer el plazo inicial.
• Reclamo (corrección, actualización, supresión, revocatoria): 15 días hábiles desde el recibo. Hasta 8 días hábiles adicionales, informando el motivo antes de vencer el plazo inicial.

8. Datos personales de menores de edad

Alitas con Amor S.A.S. no dirige su oferta comercial a menores de edad ni solicita ni trata deliberadamente datos personales de menores sin la autorización de sus padres, madres o representantes legales, conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012.

Cuando excepcionalmente se encuentre involucrado el tratamiento de datos personales de niños, niñas o adolescentes, se observarán las reglas especiales establecidas en la Constitución, la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables, atendiendo su interés superior y el respeto a los derechos fundamentales.

9. Seguridad de la información

Alitas con Amor S.A.S. adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales frente a adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

El acceso a la información estará limitado al personal, contratista, proveedores o terceros que requieran conocerla para el cumplimiento de las finalidades autorizadas y dentro del marco de sus funciones o relaciones contractuales.

Entre otras medidas, el acceso al sistema interno de gestión se hace con usuario y contraseña personales y con permisos según el cargo de cada persona; el sistema registra los cambios que se hacen a la información; y se hacen copias de seguridad diarias, cifradas. Ante un incidente de seguridad que afecte datos personales, Alitas con Amor S.A.S. aplica su protocolo de gestión de incidentes, que incluye informar a la Superintendencia de Industria y Comercio conforme al literal n) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012.

10. Transferencia y transmisión de datos a terceros

Cuando un tercero actúe como Encargado del Tratamiento por cuenta de Alitas con Amor S.A.S., dicho tratamiento se sujeta a las obligaciones establecidas mediante contrato o acuerdo, incluyendo las instrucciones de tratamiento, las finalidades autorizadas, y las medidas de seguridad y confidencialidad exigidas por la normativa aplicable.

Alitas con Amor S.A.S. no vende ni comercializa los datos personales de sus clientes o revendedores. Los datos solo se comparten con terceros cuando es estrictamente necesario para cumplir la finalidad del tratamiento, por ejemplo: el transportador o domiciliario encargado de la entrega, la pasarela de pago que procese la transacción, o el proveedor de facturación electrónica exigido por la DIAN.

Para operar su sistema interno de gestión de pedidos, clientes y producción, Alitas con Amor S.A.S. utiliza proveedores tecnológicos que almacenan y procesan los datos personales por cuenta de la empresa, en calidad de encargados del tratamiento: Supabase, Inc., que presta la base de datos y la autenticación de los usuarios internos; Netlify, Inc., que aloja la aplicación web interna; Plus Five Five, Inc. (Resend), que envía los correos automáticos que la aplicación dirige al personal interno de la empresa; y Microsoft Corporation, en cuyo servicio OneDrive se guardan las copias de seguridad del sistema interno. Esas copias se cifran antes de salir de los equipos de la empresa, con una clave que solo conoce Alitas con Amor S.A.S., de modo que el proveedor almacena los archivos sin poder leer su contenido. El sitio web público está alojado por Vercel Inc., que además recibe los datos del formulario de pedido y los reenvía al sistema interno, por lo que también actúa como encargado del tratamiento. El correo dirigido a las direcciones del dominio alitasconamor.com, incluido el canal de atención de consultas y reclamos, se recibe y enruta a través de Cloudflare, Inc. Estos proveedores tratan los datos únicamente para prestar el servicio contratado, conforme a las instrucciones de Alitas con Amor S.A.S. y a los términos de servicio y de protección de datos de cada proveedor. Solo el personal autorizado de Alitas con Amor S.A.S. accede a esta información, con usuario y contraseña personales.

11. Transferencia internacional de datos

La utilización de plataformas de terceros no implica, por sí sola, que exista jurídicamente una transferencia internacional de datos: la naturaleza de cada operación depende del papel que desempeñe el proveedor (encargado o responsable independiente) y de las circunstancias concretas del tratamiento.

Alitas con Amor S.A.S. utiliza herramientas de mensajería y redes sociales (WhatsApp, Instagram, Facebook, TikTok) cuyos proveedores pueden almacenar o procesar información en servidores ubicados fuera de Colombia. Conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, esta transferencia internacional se realiza en el marco del uso ordinario de dichas plataformas para la atención de pedidos y clientes, bajo los términos de tratamiento de datos de cada proveedor. Al escribir por estos canales, el titular acepta que su información pueda ser tratada en los términos de la política de privacidad de la plataforma utilizada. Esta transferencia se ampara, además, en la autorización que el titular otorga mediante una conducta inequívoca al iniciar la comunicación por estos canales conociendo esta política, conforme al artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, y en que estos proveedores operan, total o parcialmente, desde países incluidos en la lista de nivel adecuado de protección de la Superintendencia de Industria y Comercio (Circular Externa 005 de 2017).

Adicionalmente, los datos personales registrados en el sistema interno de gestión de Alitas con Amor S.A.S. se almacenan en servidores ubicados en los Estados Unidos de América, a través de los proveedores Supabase, Inc. y Netlify, Inc.; los datos del formulario del sitio web pasan por servidores de Vercel Inc. ubicados fuera de Colombia antes de llegar al sistema interno; se procesan en servidores ubicados en la República Federativa del Brasil para el envío de los correos automáticos, a través del proveedor Plus Five Five, Inc. (Resend); y las copias de seguridad cifradas se almacenan en servidores de Microsoft Corporation ubicados fuera de Colombia. Todos ellos actúan como Encargados del Tratamiento y no como Responsables independientes: no deciden para qué se usan los datos, sino que los procesan siguiendo las instrucciones de Alitas con Amor S.A.S. para prestarle el servicio técnico contratado. Por tratarse de una transmisión y no de una transferencia internacional, no resulta aplicable el requisito de verificar el nivel adecuado de protección del país de destino (art. 26 de la Ley 1581 de 2012); basta con el acuerdo de tratamiento de datos (DPA) exigido para las transmisiones. Esto se sustenta en el artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015 (antes artículo 25 del Decreto 1377 de 2013), que exige que dicho acuerdo de tratamiento de datos (DPA) incluya, como mínimo: (i) el alcance y la finalidad del tratamiento, (ii) la obligación de tratar los datos únicamente conforme a las instrucciones de Alitas con Amor S.A.S., (iii) el deber de confidencialidad, (iv) las medidas de seguridad aplicables y (v) la devolución o eliminación de los datos al finalizar el servicio.

12. Vigencia del tratamiento

Los datos personales se conservarán mientras exista una relación comercial con el titular y sea necesario para las finalidades descritas, y posteriormente durante los términos legales aplicables (por ejemplo, obligaciones contables y tributarias).

13. Vigencia de esta política

Esta política rige a partir de su publicación y podrá ser modificada en cualquier momento. Los cambios se publicarán en este mismo canal.

Fecha de entrada en vigencia: 10 de octubre del 2026

Versión: 1.1